INICIO > PROP EMPRENDEDORES: PRIMEROS TRÁMITES
DESCRIPCIÓN DE LOS TRÁMITES PARA CONSTITUIR UNA EMPRESA
1.- CERTIFICACIÓN NEGATIVA DE DENOMINACIÓN (RAZÓN SOCIAL)
Es un certificado acreditativo de la no existencia de otra Sociedad con el mismo nombre que el de la que se pretende constituir.
Se solicita en el Registro Mercantil Central
Príncipe de Vergara, 94 – Madrid
Tel. 915631252 / www.rmc.es
Documentación: Existe un impreso oficial normalizado, en el cual se hace constar el nombre elegido hasta un máximo de tres. Hay que indicar siempre a continuación del nombre el tipo de sociedad de que se trata. Se puede solicitar a través de Internet http://www.rmc.es
La certificación es un requisito indispensable para el otorgamiento de la Escritura Pública. La reserva de la denominación social se mantiene durante un periodo de quince meses y el certificado caduca a los dos meses.
2.- ESCRITURA PÚBLICA
El otorgamiento de ésta es el acto por el que los socios fundadores proceden a la firma de la Escritura de Constitución de la Sociedad. Se realiza ante Notario.
Documentación a aportar:
3.- LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO SOBRE TRANSMISIONES PATRIMONIALES Y ACTOS JURÍDICOS DOCUMENTADOS
Es un impuesto que grava las transmisiones patrimoniales onerosas, operaciones societarias y actos jurídicos documentados.
Operaciones societarias. El impuesto recae sobre las operaciones societarias de constitución, aumento y disminución de capital, fusión, escisión y disolución de sociedades.
No está sujeta la ampliación de capital que se realice con cargo a la reserva constituida exclusivamente por prima de emisión de acciones.
Sujeto pasivo. Están obligados a pagar el impuesto:
La base imponible del impuesto:
La cuota tributaria se obtendrá aplicando a la base el tipo de gravamen del 1%.
Actos jurídicos documentados. El Impuesto recae sobre el adquiriente del bien o derecho, y, en su defecto, las personas que insten o soliciten los documentos notariales, o aquellos en cuyo interés se expidan.
El tributo se satisfará mediante cuotas variables o fijas, atendiendo a que el documento que se formalice, otorgue o expida, tenga o no por objeto cantidad o cosa valuable en algún momento de su vigencia.
Se presenta la liquidación y se realiza el pago en las Consejerías de Hacienda de las comunidades autónomas donde se encuentre domiciliada la Sociedad.
Documentación.
El plazo para presentar la liquidación es de 30 días hábiles a partir del otorgamiento de la Escritura Pública ante el notario. En caso de Sociedad limitada Nueva Empresa se puede optar por el aplazamiento de un año.
4.- NÚMERO DE IDENTIFICACIÓN FISCAL
Ha de ser solicitado por toda persona jurídica, pública o privada, cualquiera que sea su actividad. El objeto del Número es identificar a la Sociedad a efectos fiscales.
La solicitud se realiza en la Administración de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la Sociedad o Entidad, acreditando su condición con la correspondiente escritura pública o bien un socio acreditando su personalidad con el DNI.
El trámite ha de hacerse en los 30 días naturales siguientes a la constitución de la Sociedad.
Documentación a aportar: Para obtener el NIF provisional, que tendrá validez de 6 meses, se deberá presentar:
Para retirar la tarjeta definitiva del NIF se debe presentar:
5.- DECLARACIÓN CENSAL
La Declaración Censal de comienzo, modificación o cese de actividad que han de presentar a efectos fiscales los empresarios individuales, los profesionales y las sociedades, se presentará en impreso oficial en la Administración de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la empresa.
Documentación a aportar:
6.- INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO MERCANTIL
Una vez otorgada la Escritura Pública de Constitución, se procede a la inscripción de la Sociedad en el Registro Mercantil. A partir de este momento, la Sociedad adquiere plena capacidad jurídica.
Se inscribe en el Registro Mercantil de la provincia donde esté domiciliada la Sociedad.
Documentación a aportar:
7.- LICENCIA MUNICIPAL DE OBRAS
Es un permiso que se necesita para la realización de cualquier tipo de obras en locales, naves, edificios, etc. dentro de un municipio. Se solicita en el departamento de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente.
Tipos de Licencias:
Licencia para la realización de obras de pequeña entidad, necesarias para el acondicionamiento de locales. Obras cuya ejecución puede llevarse a cabo sin la intervención de un facultativo titulado. Se incluyen las siguientes:
Documentación:
Licencia para la realización de obras de mayor entidad. Estas licencias se refieren a obras no comprendidas en el apartado anterior y cuya ejecución tiene que llevarse a cabo con la intervención de un facultativo Titulado.
Documentación:
8.- LICENCIA MUNICIPAL DE APERTURA
Es la orden de comprobación de que la solicitud de la empresa es conforme con las normas de uso previstas en los planes de urbanismo. Serán objeto de control urbanístico;
La solicitud de la licencia ha de efectuarse en el Departamento de Urbanismo del Ayuntamiento correspondiente por la persona física o jurídica que pretenda realizar una actividad.
Tipos de Licencias:
Licencias de Apertura para actividades inocuas: Actividades inocuas son aquellas no incluidas en el Reglamento de Actividades Molestas, Insalubres, Nocivas y Peligrosas.
Documentación:
Licencias de Apertura para actividades calificadas: Son aquellas que necesitan instalación de fuerza motriz oque causan riesgos o molestias, o superan las dimensiones que determinan las Ordenanzas Municipales. Se encuentran definidas en el Reglamento de Actividades Molestas , Insalubres, Nocivas y Peligrosas.
Documentación necesaria para solicitar la licencia:
Dicho proyecto deberá contener:
Documentación necesaria para la solicitud de ampliación o modificación de licencia:
Documentación necesaria para el cambio de titularidad de la licencia:
Observaciones. Con el objeto de evitar una inversión inútil, el empresario debe realizar una consulta previa en el departamento de Urbanismo correspondiente, para conocer la posibilidad de obtener licencia de apertura para la clase de negocio o actividad que se desarrolle. Para realizar la consulta es necesario presentar los datos relativos a la clase de actividad, características del local, la situación, etcétera. La solicitud de la licencia ha de efectuarla la persona física o jurídica que pretenda realizar una actividad.
9.- INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO DE LA PROPIEDAD INMOBILIARIA
Consiste en la inscripción de los actos y contratos relativos al dominio y demás derechos reales sobre bienes inmuebles. Este registro puede efectuarlo el que adquiera un inmueble, lo trasmita, tenga interés en asegurarlo, o quien ostente su representación.
Se inscribe en el Registro de la Propiedad Inmobiliaria.
Documentación a aportar:
Se puede comprobar la titularidad o la existencia de cargas del inmueble (hipoteca o anotaciones de embargo) que lo graven, solicitando una certificación de dominio y cargas, mediante instancia dirigida al Registrador de la Propiedad Inmobiliaria.
10.- INSCRIPCIÓN EN EL REGISTRO INDUSTRIAL Y AUTORIZACIÓN DE LA PUESTA EN MARCHA DE LA ACTIVIDAD INDUSTRIAL
En el Registro Industrial se ha de inscribir:
La solicitud de inscripción se realiza en el Registro de la Comunidad Autónoma correspondiente.
Documentación a aportar:
Para la Inscripción en el Registro Industrial se requiere certificación emitida por el técnico competente, haciendo constar que la instalación se ajusta al proyecto.
11.- CALIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN PREVIA ADMINISTRATIVA DE LA SOCIEDAD
La autorización y calificación de la sociedad se solicita por uno de los promotores del tipo de sociedad que se va a crear.
Se presenta ante la autoridad del órgano correspondiente, el cual varía según el tipo de sociedad a constituir.
La documentación a aportar depende también del tipo de sociedad a constituir.
12.- INSCRIPCIÓN EN REGISTROS ESPECIALES
Una vez constituida la sociedad e inscrita en el Registro Mercantil ( a excepción de la cooperativa), se procede a la inscripción de la sociedad en el registro especial correspondiente. A título de ejemplo se pueden citar:
Para la sociedad cooperativa será en el Registro General de Cooperativas o los Registros de Cooperativas de las CC.AA.
Para las Sociedades Laborales será en el Registro General de Sociedades Laborales o el correspondiente de las comunidades autónomas.
Para las Sociedades de Capital- Riesgo se realizará la inscripción en los Registros Especiales de la Comisión Nacional del Mercado de Valores.
Para las Sociedades de Garantía Recíproca, la inscripción ha de realizarse en el Registro Especial del Banco de España.
13.- INSCRIPCIÓN DE LA EMPRESA EN LA SEGURIDAD SOCIAL
Es un acto administrativo por el que la Tesorería General de la Seguridad Social a solicitud de un empresario, realiza su inscripción en el Sistema de la Seguridad Social, que será válida durante la existencia del empresario.
Consecuentemente con la inscripción de la empresa, la Tesorería General de la Seguridad Social asigna el “Código de Cuenta de Cotización” para su identificación numérica. En este acto el empresario debe indicar si opta por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o una Mutua Patronal para cubrir los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. Las Mutuas Patronales son entidades colaboradoras de la Seguridad Social, supervisadas por el Ministerio de Trabajo e Inmigración. La inscripción se realizará en las Tesorerías Territoriales, Agencias o Administraciones de la Seguridad Social.
Si se trata de una Sociedad Mercantil, deberá acreditar:
Documentación necesaria para la inscripción de la empresa:
Documentación necesaria para la afiliación del trabajador:
El requisito necesario para la afiliación de empresas a la Seguridad Social es dar de alta, al menos, a un trabajador.
La empresa debe obtener un número patronal para cada provincia donde tenga un centro de trabajo. Asimismo, dentro de cada provincia, deberá obtener un número de patronal por cada actividad adjudicada y Ordenanza de Trabajo distinta.
14.- COMUNICACIÓN DE APERTUTA DEL CENTRO DE TRABAJO
Una vez constituida la sociedad o decidida por el empresario la indicación de su actividad, se deberá proceder a este trámite.
La declaración de apertura debe efectuarse por el representante legal de la sociedad o empresario individual en las Consejerías de trabajo de las CC.AA.
La documentación necesaria es un formulario oficial que se facilita en la Consejería de Trabajo correspondiente a la Comunidad Autónoma en la que se establece el centro de trabajo.
15.- LEGALIZACIÓN DEL LIBRO DE VISITAS
Se habilitará en las inspecciones Provinciales de Trabajo y Seguridad Social.
Las empresas, ocupen o no trabajadores por cuenta ajena, están obligadas a tener en cada centro de trabajo un Libro de Visitas a disposición de los funcionarios del Cuerpo Nacional de Inspección del Trabajo.
Se establece, con carácter obligatorio, el modelo oficial del libro de Visitas de la Inspección de Trabajo.
Cada uno de los Libros de Visitas habrá de ser diligenciado en la primera hoja por el Jefe de la Inspección Provincial de Trabajo, que certificará la habilitación del Libro, recogiéndose además datos de la empresa. Asimismo, será sellado en todos sus folios.
Las diligencias que practiquen los inspectores de trabajo del resultado de las visitas realizadas se extenderán simultáneamente por duplicado, quedando la copia en poder del Inspector actuante para su constancia y archivo en las oficinas de la Inspección Provincial de Trabajo respectiva.
Cuando fuere preciso diligenciar un nuevo Libro de Visitas, por haberse agotado el anterior o por deterioro notable del mismo, deberá presentarse simultáneamente este último para acreditar dichos extremos, haciéndose constar la oportuna referencia en el nuevo Libro.
En los casos de pérdidas de los Libros de visitas, deberá comunicarse expresamente tal circunstancia a la Inspección Provincial de Trabajo y proveerse de uno nuevo en el plazo máximo de 15 días.
A la presentación del Libro de Visitas para su diligenciado en la oficina de la Inspección Provincial de Trabajo se acompañará, debidamente cumplimentada, la Ficha de Empresa.
Los empresarios conservarán los Libros de Visitas a disposición de la Inspección de Trabajo durante un plazo mínimo de 5 años a partir de la fecha de la última diligencia, una vez agotado el mismo.
La carencia del Libro de Visitas, su no presentación a los funcionarios del Cuerpo o la no conservación del mismo durante el plazo señalado, será considerado como infracción.
TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN:
| TRÁMITE | LUGAR |
| Certificación negativa del nombre | - Sociedades mercantiles y laborales: Registro Mercantil Central. Príncipe de Vergara, 94- Madrid – Tel.:915631252 - Cooperativas: Registro de Cooperativas, Sociedades Laborales y Fundaciones Laborales.(MTI). Pío Baroja, 6 – Madrid- Tel.:913631806; o registros de Cooperativas de las CC.AA. |
| Calificación para Sociedad laboral y Cooperativas | - Registro de Cooperativas, Sociedades Laborales y Fundaciones laborales, para Cooperativas de ámbito nacional y Sociedades Laborales. - Registro de Cooperativas y Sociedades Laborales de las Comunidades Autónomas si son de ámbito autonómico. |
| Escritura Pública | Notario. |
| Impuesto de Actos Jurídicos Documentados y Transmisiones Patrimoniales | Consejería de Hacienda de la Comunidad Autónoma correspondiente al domicilio social de la empresa. |
| Número de Identificación Fiscal | Administración de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio social de la empresa. |
| Inscripción de la Escritura Pública de constitución | - Sociedades Mercantiles: Registro Mercantil Provincial que corresponda al domicilio social de la empresa. - Sociedades Laborales: Registro de Sociedades Laborales de las Comunidades Autónomas si se constituyen en el ámbito de la Comunidad o Registro de Sociedades Laborales del Ministerio de trabajo e Inmigración si son de ámbito estatal, después Registro Mercantil. - Cooperativas: Registros de Cooperativas, central o autonómico según su ámbito de actuación. |
TRÁMITES PUESTA EN MARCHA
TRÁMITES EN LA AGENCIA TRIBUTARIA
| TRÁMITE | LUGAR |
| Impuesto de Actividades Económicas (sólo empresas no exentas) |
Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la empresa o en el ayuntamiento si éste tiene transferida esta competencia. |
| Declaración Censal | Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la empresa. |
| Libros | - Libros de Hacienda: Se diligencian en la Administración de la Agencia Tributaria correspondiente al domicilio fiscal de la empresa. - Libros IVA: Los registros auxiliares no es necesario sellarlos. |
TRÁMITES EN LA TESORERÍA GENERAL DE LA SEGURIDAD SOCIAL
| TRÁMITE | LUGAR |
| Inscripción de la empresa en la Seguridad Social | Delegación de la Tesorería de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. |
| Alta en el Régimen de Autónomos | Delegación de la Tesorería de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. |
| Alta en el Régimen General | Delegación de la Tesorería de la Seguridad Social correspondiente al domicilio de la empresa. |
CONSEJERÍA DE TRABAJO DE LAS COMUNIDADES AUTÓNOMAS
| TRÁMITE |
LUGAR |
| Comunicación de apertura del centro de trabajo | Consejerías de Trabajo de las Comunidades Autónomas que tengan transferidas esta competencia. |
TRÁMITES EN EL AYUNTAMIENTO
| Licencia de obras | Ayuntamiento o Junta Municipal de Distrito en grandes ciudades. |
| Licencia de actividades e Instalaciones (Apertura) | Ayuntamiento o Junta Municipal de Distrito en grandes ciudades. |
| Cambio de Titularidad o Actividad | Ayuntamiento o Junta Municipal de Distrito en grandes ciudades. |
TRÁMITES EN LA DIRECCIÓN PROVINCIAL DE TRABAJO
| TRÁMITE | LUGAR |
| Sellado del libro de visitas | Dirección provincial de trabajo de la Comunidad Autónoma Correspondiente |
FORMAS JURÍDICAS:
1.- EMPRESARIO INDIVIDUAL
Persona física que realiza en nombre propio y pos medio de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional.
Trámites para ejercer la actividad:
- Inscripción de la empresa (de carácter voluntario).
- Declaración Censal
- Solicitud y alta de trabajadores por cuenta propia (Régimen especial de Autónomos)
- Inscripción de la empresa indicando si se opta por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o por una Mutua para la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales (sólo en el caso de contratar a trabajadores).
- Afiliación y alta de trabajadores al Régimen General de la Seguridad Social (sólo si se contratan trabajadores).
- Comunicación de apertura de centro de trabajo
- Obtención y legalización del Libro de Visitas.
- Obtención del calendario laboral.
- Licencia de Obras.
- Licencia de apertura.
- Alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles.
2.- COMUNIDAD DE BIENES
Es un contrato por el cual la propiedad de una cosa o de un derecho pertenece a varias personas.
Trámites para ejercer la actividad:
- Número de Identificación Fiscal
- Declaración Censal
- Presentación del contrato privado si la participación de los comuneros en la Comunidad no es igualitaria.
- Licencia de obras
- Alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles.
- Licencia de apertura.
- Alta en el régimen correspondiente de los comuneros trabajadores
- Inscripción de la empresa especificando si se opta por el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o por una Mutua para la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Afiliación y alta de trabajadores al Régimen general de la Seguridad Social.
- Obtención y legalización del libro de Visitas.
- Obtención del calendario laboral.
3.- SOCIEDAD CIVIL
Es un contrato por el que dos o más personas ponen en común capital, con el propósito de repartir entre sí las ganancias.
Trámites para ejercer la actividad:
Igual que la Comunidad de Bienes.
4.- SOCIEDAD LIMITADA
Trámites para constituirla:
- Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos
- Documentados
- Número de Identificación Fiscal
- Declaración censal
- Licencia de obras.
- Alta en el Impuesto sobre Bienes Inmuebles.
- Licencia de apertura.
- Alta en el régimen correspondiente de los socios trabajadores y/o administradores.
- Inscripción de la empresa especificando si se opta Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) o por una Mutua para la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
- Afiliación y alta de los trabajadores en el Régimen General de la Seguridad Social.
- Obtención y legalización del Libro de visitas.
- Obtención del calendario laboral.
5.- SOCIEDAD LIMITADA NUEVA EMPRESA
El socio o socios fundadores deberán, en primer lugar, realizar los trámites para obtener la denominación social de la Nueva Empresa. Los trámites posteriores son los mismos que los contemplados para la Sociedad Limitada.
6.- SOCIEDAD COOPERATIVA
Son asociaciones con una forma específica en su actividad. Existen bastantes diferencias con las Sociedades Mercantiles Ordinarias, en lo que se refiere al número de socios y carácter de los mismos, capital, trámites para su constitución, bonificaciones, etcétera.
Trámites para constituirla:
- Registro General de Sociedades Cooperativas ( o de la Comunidad Autónoma).
- Notario. Escritura Pública
- Consejería de Hacienda de las CC.AA.
- Registro General de Sociedades Cooperativas (o de la Comunidad Autónoma).
- Agencia Tributaria.
- Ayuntamiento.
- Tesorería Territorial de la Seguridad Social:
- Consejerías de Trabajo de las CC.AA. Comunicación de apertura del centro de trabajo.
- Inspección Provincial de trabajo.
7.- SOCIEDAD ANÓNIMA
Tiene personalidad jurídica propia y carácter mercantil, cualquiera que sea su objeto. Constitución formalizada mediante escritura pública y posterior inscripción en el Registro Mercantil. En la denominación deberá figurar necesariamente la expresión “Sociedad Anónima” o su abreviatura “SA”.
Trámites para constituirla:
- Registro Mercantil Central. Certificación negativa del nombre
- Notario. Escritura Pública.
- Consejería de Hacienda de las CC.AA.
- Registro Mercantil. Inscripción de la empresa.
- Agencia Tributaria.
- Ayuntamiento.
- Tesorería Territorial de la Seguridad Social.
- Consejerías de Trabajo de las CC.AA. Comunicación de apertura de centro de trabajo.
- Inspección Provincial de Trabajo.
NOTA: Todos los datos que se han expuesto pertenecen al Ministerio de Industria, Turismo y Comercio del Gobierno de España.